จองโรงแรมไทเปแบบ Block สำหรับกรุ๊ป ขั้นตอนเทียบราคาและสัญญา

จองโรงแรมไทเปแบบ Hotel Block ตัวเลือกจองห้องพักจำนวนมากสำหรับกรุ๊ป

Hotel Block เป็นช่องทางขอ Group Rate (อัตราห้องพักสำหรับกรุ๊ปที่ต้องขอจากฝ่ายขายและขึ้นกับเงื่อนไขรายโรงแรม) ส่วนจำนวนห้องที่เข้าข่ายกรุ๊ปให้เช็คกับผู้ให้บริการ เช่น Hilton มีช่องทาง Hilton Worldwide Sales สำหรับการจองตั้งแต่ 10 ห้องขึ้นไป เกณฑ์นี้เป็นของผู้ให้บริการ จึงไม่ควรใช้ตัดสินว่าโรงแรมทุกแห่งในไทเปต้องรับกรุ๊ปด้วยจำนวนห้องเท่ากัน

ความต่างระหว่างจองผ่านหน้าเว็บกับการเปิด Hotel Block โดยตรง

การจองกรุ๊ปอาจเริ่มทางออนไลน์ได้ด้วย ตัวอย่างจาก Hilton คือจองและยืนยันห้องพักผ่านระบบออนไลน์ได้สูงสุด 25 ห้อง ถ้าต้องการมากกว่านั้นให้ติดต่อโรงแรมโดยตรงหรือส่งคำขอราคา จึงควรดูว่าช่องทางที่กำลังใช้รองรับจำนวนห้องของคณะหรือเปล่า แล้วค่อยเลือกวิธีติดต่อ

เมื่อติดต่อฝ่ายขาย ให้ขอทั้งอัตราห้องพักและเงื่อนไขประกอบในข้อเสนอเดียวกัน อย่าเพิ่งสรุปจากคำว่า Group Rate ว่าจะได้ส่วนลดหรือปรับห้องได้ยืดหยุ่นกว่าเสมอ ถ้าต้องการแก้รายชื่อหรือคืนห้องภายหลัง ให้ถามว่าโรงแรมรับเงื่อนไขนั้นหรือไม่ และขอให้ระบุคำตอบในเอกสารก่อนตกลงจอง

ข้อมูลเบื้องต้นที่ต้องรวบรวม ทั้งจำนวนห้อง ประเภทเตียง Twin หรือ Double และช่วงวันเดินทาง

ก่อนส่งคำขอราคา เตรียมข้อมูลชุดเดียวกันไว้ใช้คุยกับทุกโรงแรม จะได้เทียบข้อเสนอที่อิงความต้องการเดียวกัน แบบฟอร์มสัญญาจองห้องพักรายบุคคลของ Tourism Administration ไต้หวันระบุข้อมูลพื้นฐานเรื่องวันเข้าพัก ประเภทและจำนวนห้อง ชื่อผู้จองหรือผู้เข้าพัก และช่องทางติดต่อ ซึ่งนำมาใช้เป็นรายการเตรียมข้อมูลได้ดังนี้

• วันเข้าพัก ระบุวันเช็คอินและวันเช็คเอาต์ ถ้ายังเลือกวันอยู่ ให้แยกช่วงที่ต้องการขอราคาให้ชัด

• จำนวนห้อง สรุปห้องที่คาดว่าจะใช้ พร้อมบอกฝ่ายขายหากยอดยังรอยืนยัน

• ประเภทเตียง ระบุจำนวนห้องที่ต้องการแยกเป็น Twin (เตียงแยก) และ Double (เตียงใหญ่) ตามความต้องการของผู้เข้าพัก

• ชื่อและข้อมูลติดต่อ เตรียมชื่อผู้จอง ผู้ประสานงาน และรายชื่อผู้เข้าพักเท่าที่มี แล้วถามกำหนดส่งรายชื่อฉบับยืนยันจากโรงแรม

ก่อนเลือกโรงแรมเข้ารายการขอราคา ใช้ TaiwanStay ของ Tourism Administration ไต้หวันเช็คที่พักถูกกฎหมายได้ ระบบกรองตามประเภทที่พัก ระดับดาว และสิ่งอำนวยความสะดวก เช่น ที่จอดรถหรือห้องออกกำลังกาย ส่วนบริการที่คณะต้องใช้จริง ให้ถามโรงแรมเพิ่มเติมว่ารองรับในวันเข้าพักหรือไม่

ขั้นตอนการจอง Hotel Block ในไทเป ตั้งแต่ขอราคาจนถึงวางมัดจำ

เริ่มจากส่งข้อมูลห้องและวันเดินทาง รอข้อเสนอจากโรงแรม แล้วตรวจรายละเอียดก่อนตอบรับและชำระเงินตามที่ตกลง หากมีการแก้จำนวนห้องหรือประเภทเตียงระหว่างคุย ให้ขอเอกสารฉบับที่ตรงกับยอดล่าสุดก่อนเดินหน้าต่อ

ติดต่อฝ่ายขายโรงแรมโดยตรงและกลุ่มโรงแรมใจกลางเมือง

เริ่มติดต่อฝ่ายขายของโรงแรมที่สนใจ หรือดูช่องทางของกลุ่มโรงแรมในพื้นที่ เช่น Taipei Inn Group ซึ่งมี CityInn Hotel Taipei Station Branch I, CityInn Hotel Taipei Station Branch II และ CityInn Hotel Taipei Station Branch III ในย่านสถานีไทเป รวมถึง CityInn Hotel Plus Ximending Branch ในย่านซีเหมินติง

Taipei Inn Group ระบุว่าเรื่องจองห้องพักให้ติดต่ออีเมลบริการของโรงแรมแต่ละแห่ง แม้จะมีช่องทางติดต่อกลางของกลุ่มด้วย ตอนส่งข้อความจึงควรระบุชื่อสาขาที่ต้องการพัก แล้วถามว่าจะส่งคำขอจองกรุ๊ปให้ฝ่ายขายทางใด ไม่ควรถือว่าคำตอบจากสาขาหนึ่งใช้แทนอีกสาขาได้

ขอใบเสนอราคา Group Rate พร้อมเปรียบเทียบเงื่อนไขแต่ละแห่ง

พอได้ข้อเสนอแล้ว ให้เทียบอัตราห้องพักพร้อมรายละเอียดในเอกสาร ถ้าบางแห่งยังตอบไม่ครบ ให้ขอข้อมูลเพิ่มก่อนเลือก โดยใช้รายการต่อไปนี้ช่วยอ่านข้อเสนอ

• ห้องที่เสนอ วันเข้าพัก ประเภทห้อง และจำนวนห้องตรงกับที่ขอหรือไม่

• การชำระเงิน ต้องชำระเมื่อใด ใช้วิธีใด และโรงแรมยืนยันการรับจองอย่างไร

• การเปลี่ยนแปลง ยกเลิกทั้งการจองกับลดห้องบางส่วนใช้เงื่อนไขเดียวกันหรือแยกกัน

• กำหนดวัน ส่งรายชื่อและปล่อยห้องส่วนเกินได้ภายในวันใด มีผลต่อยอดที่ต้องชำระอย่างไร

แบบฟอร์มสัญญาจองห้องพักรายบุคคลของ Tourism Administration ระบุให้ยืนยันการรับจองเป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวิธีที่คู่สัญญาตกลงกัน พร้อมกำหนดวันเข้าพัก ประเภทห้อง จำนวนห้อง และอัตราที่ตกลง โดยห้ามเปลี่ยนโดยไม่ได้รับความยินยอมจากผู้จอง สำหรับ Hotel Block ให้ขอรายละเอียดเหล่านี้ไว้ในสัญญาของคณะ และเช็คว่าเอกสารที่โรงแรมส่งกลับตรงกับข้อเสนอที่เลือก

วิธีชำระเงินในแบบฟอร์มรายบุคคลมีทั้งบัตรเครดิต การโอนผ่านสถาบันการเงิน และเอกสารการโอนเงิน ส่วนการจองของคุณให้ใช้วิธีและกำหนดชำระตามที่ตกลงกับโรงแรม เก็บหนังสือยืนยันกับหลักฐานชำระเงินไว้ด้วยกันเพื่อใช้อ้างอิงหากต้องแก้รายการภายหลัง

เงื่อนไขสัญญาและข้อควรรู้เรื่องเงินมัดจำกับ Cut-off Date

ก่อนวางมัดจำ ลองถามให้ชัดว่า “ถ้าจำนวนคนเปลี่ยน ต้องแจ้งใคร ภายในวันไหน และเงินที่จ่ายไปจะจัดการอย่างไร?” คำตอบต้องอิงสัญญาของโรงแรมที่จอง โดยแยกเรื่องวันส่งรายชื่อออกจากเงื่อนไขยกเลิกและลดจำนวนห้อง

กำหนดเวลา Cut-off Date เพื่อคืนห้องพักส่วนเกินตามเงื่อนไข

Cut-off Date (วันสุดท้ายที่ต้องยืนยันรายชื่อหรือปล่อยห้องพักส่วนเกินตามเงื่อนไขในสัญญา) เป็นกำหนดให้แจ้งยืนยันรายชื่อหรือปล่อยห้องส่วนเกินตามผลและเงื่อนไขที่ระบุในสัญญาของโรงแรมแต่ละแห่ง ต้องเช็คจากใบเสนอราคาหรือสัญญา ไม่ใช้จำนวนวันมาตรฐานเดียวกันกับทุกโรงแรม

ให้ถามว่ากำหนดนี้ครอบคลุมเรื่องใดบ้าง และหากปล่อยห้องก่อนหรือหลังวันดังกล่าวมีผลอย่างไร การมี Cut-off Date ไม่ได้ยืนยันว่าลดห้องแล้วจะไม่มีค่าปรับ เมื่อได้คำตอบแล้วค่อยกำหนดวันสรุปยอดภายในทีมให้ทัน หากรายชื่อยังไม่ครบ ให้คุยกับฝ่ายขายว่ารับข้อมูลส่วนใดก่อนได้บ้างแทนการเดาเงื่อนไขเอง

ตรวจสอบนโยบายยกเลิกและการปรับลดจำนวนห้องก่อนวันเดินทาง

แบบฟอร์มสัญญาจองห้องพักรายบุคคลของ Tourism Administration ไต้หวันมีทางเลือกไม่เก็บมัดจำ เก็บมัดจำ หรือรับชำระล่วงหน้าและกันวงเงินบัตรเครดิต เงื่อนไขในแบบฟอร์มรายบุคคลนี้ไม่ควรถูกนำมาใช้แทนสัญญา Hotel Block โดยอัตโนมัติ โดยเฉพาะการลดห้องบางส่วน ให้เช็คข้อตกลงกับโรงแรมแยกจากการยกเลิกทั้งการจอง

หากเลือกเก็บมัดจำ แบบฟอร์มรายบุคคลกำหนดเพดานไม่เกิน 30% ของราคารวมที่พัก และช่วงวันหยุดต่อเนื่องตั้งแต่ 3 วันขึ้นไปอาจเพิ่มเป็นไม่เกิน 50% ตัวเลขนี้อธิบายทางเลือกในแบบฟอร์ม ไม่ใช่ข้อสรุปยอดมัดจำที่กรุ๊ปของคุณต้องจ่าย

ตารางต่อไปนี้เป็นตัวเลือกเกณฑ์คืนมัดจำเมื่อยกเลิกการจองในแบบฟอร์มสัญญา รายบุคคล เท่านั้น ส่วน Hotel Block ต้องเช็คเงื่อนไขยกเลิกและลดจำนวนห้องจากสัญญาของโรงแรมแต่ละแห่ง

ระยะเวลาแจ้งยกเลิกล่วงหน้า	สัดส่วนการคืนเงินมัดจำ
14 วันขึ้นไปก่อนวันเข้าพัก	100%
10 - 13 วันก่อนวันเข้าพัก	70%
7 - 9 วันก่อนวันเข้าพัก	50%
4 - 6 วันก่อนวันเข้าพัก	40%
2 - 3 วันก่อนวันเข้าพัก	30%
1 วันก่อนวันเข้าพัก	20%
วันเข้าพักหรือไม่แจ้งยกเลิก	อาจไม่ได้รับคืนเงินมัดจำ

หากเป็นกรณีรับชำระล่วงหน้าหรือกันวงเงินบัตรเครดิต แบบฟอร์มรายบุคคลมีตัวเลือกคืนตามสัดส่วน หรือเก็บยอดไว้ใช้ภายใน 1 ปี โดยใช้เงื่อนไขที่ตกลงในสัญญา ส่วนเหตุสุดวิสัยหรือเหตุที่ไม่อาจโทษฝ่ายใดจนทำตามสัญญาไม่ได้ แบบฟอร์มระบุให้คืนมัดจำ ยอดชำระล่วงหน้า และค่าใช้จ่ายอื่นทั้งหมดโดยไม่คิดดอกเบี้ย

สำหรับคณะของคุณ ให้ขอคำตอบเรื่องยกเลิก ลดห้อง และเหตุจำเป็นต่าง ๆ จากโรงแรมไว้ในข้อตกลงเดียวกัน ถ้าเอกสารเขียนเพียงว่า “ตามนโยบายโรงแรม” ให้ขอรายละเอียดนโยบายฉบับที่ใช้กับการจองนี้ก่อนวางมัดจำ

เลือกทำเลโรงแรมในไทเปให้เดินทางสะดวก ใกล้รถไฟฟ้าและแหล่งอาหาร

ลองวางจุดที่คณะจะไปลงบนแผนที่ก่อน แล้วค่อยดูโรงแรมกับสถานีใกล้เคียง Tourism Administration ระบุว่า Taipei Metro เชื่อมต่อรถบัสได้สะดวก แต่ตอนเลือกที่พักยังควรเช็คเส้นทางจากโรงแรมจริง รวมทั้งร้านอาหารที่ต้องการใช้และวิธีเดินทางไปแต่ละจุด

ย่านสถานีไทเป จุดศูนย์กลางต่อรถไฟฟ้าและรถไฟความเร็วสูง

ถ้าจะใช้รถไฟไปสนามบิน ให้เช็คตำแหน่งสถานี A1 ของ Taoyuan Metro ในย่านสถานีไทเป ซึ่งอยู่ที่ No.8, Zhengzhou Rd., Zhongzheng Dist. แล้วเทียบกับโรงแรมที่สนใจ อย่าดูเพียงชื่อย่าน ให้เช็คทางจากประตูโรงแรมไปยังสถานีที่จะใช้ด้วย

ข้อมูล Taoyuan Metro ระบุว่าสถานี A1 เปิดตั้งแต่ 05:00 จนถึงรถเที่ยวสุดท้าย โดยเที่ยวรถไป Airport Terminal 2 มีดังนี้

• รถไฟด่วน Express Train เที่ยวแรก 05:30 และเที่ยวสุดท้าย 23:00

• รถไฟธรรมดา Commuter Train เที่ยวแรก 06:08 และเที่ยวสุดท้าย 23:38

นำเวลาเหล่านี้ไปเทียบกับเที่ยวบินและแผนออกจากโรงแรม พร้อมเช็คตารางล่าสุดกับ Taoyuan Metro ก่อนเดินทาง เวลาที่ระบุเป็นขาออกจาก A1 ไป Airport Terminal 2 จึงต้องดูตารางอีกขาหากจะเดินทางจากสนามบินเข้าเมือง

ย่านซีเหมินติง สะดวกเรื่องร้านอาหารและการเดินทางในเมือง

ซีเหมินติงอยู่ในเขต Wanhua โดยข้อมูล Tourism Administration ระบุจุด Ximen Shopping District ใกล้สถานี Ximen (Ximen Station) 275 เมตร และอยู่ห่างจาก THSR Taipei ประมาณ 1.01 กิโลเมตร ระยะเหล่านี้อ้างถึงจุดย่านช็อปปิง ไม่ใช่ระยะจากโรงแรมทุกแห่งในซีเหมินติง จึงควรเช็คพิกัดโรงแรมแยกอีกครั้ง

ย่านนี้เป็นพื้นที่รวมตัวช่วงสุดสัปดาห์และวันหยุด มีกิจกรรมศิลปะ วัฒนธรรม ดนตรี และธุรกิจคึกคัก ถ้าคณะอยากมีช่วงเดินเล่นในซีเหมินติง ลองดูที่พักแถวนี้ควบคู่กับเส้นทางกิจกรรมของทริป ส่วนมื้ออาหารให้เลือกร้านและเช็คการรับคณะเป็นรายแห่งก่อนตัดสินใจ

หากยังจัดเส้นทางเที่ยวอยู่ ดูแนวทางได้ที่ โปรแกรมทัวร์ไต้หวันสำหรับองค์กร

จัดกรุ๊ปเดินทางไปไทเป ประสานงานจองโรงแรมยังไงให้ได้เงื่อนไขลงตัว

ก่อนเลือกโรงแรมในไทเป ให้สรุปห้องที่ต้องใช้และอ่านเงื่อนไขเปลี่ยนแปลงให้ครบ หากต้องการคนช่วยประสานงาน BENS ช่วยประสานงานฝ่ายขายโรงแรม เทียบข้อเสนอ และติดตามเงื่อนไขสัญญาห้องพัก โดยข้อตกลงจริงขึ้นกับโรงแรมแต่ละแห่ง

• ดูรายละเอียดบริการ: จองโรงแรมไต้หวัน 4-5 ดาว กรุ๊ปองค์กร

• ส่งวันเดินทางและข้อมูลห้องที่ต้องการ: ติดต่อขอใบเสนอราคาจัดทริปไต้หวัน